إرفاق
وصف الوظيفة
الهدف العام للوظيفة:
تحضير ودعوة اللجان، وتهيئة أماكن عقد الاجتماعات، ومتابعة محاضر الاجتماعات مع أمناء السر، وإعداد مسودة وثيقة القرارات والتوصيات ورفع النتائج إلى الجهات المعنية، وإعداد وتقديم تقارير العمل.
المسؤوليات الرئيسية
المهام العامة:
1 التحضير والدعوة إلى اجتماعات اللجان بالتنسيق مع أمناء السر.
2 تهيئة أماكن عقد الاجتماعات وترتيب خدمات الضيافة والخدمات اللوجستية.
3 دراسة الأمور الواردة للجان ومدى موافقتها لاختصاصاتها.
4 إعداد العروض الخاصة بالاجتماعات.
5 إعداد المحاضر والتأكد من صياغتها وموافقتها للأنظمة والتعليمات.
6 إحالة القرارات إلى الإدارات المعنية لاتخاذ الإجراءات المناسبة
7 إعداد وتقديم التقارير عما تم تنفيذه من قرارات وتوثيقها وحفظها.
المهام التخصصية:
1 تسجيل المداولات والملاحظات بدقة اثناء الاجتماع
2 اعداد محاضر الاجتماعات بدقة ووضوح مع توثيق جميع القرارات والتوصيات
3 حفظ المحاضر بشكل سري ومنظم
4 التنسيق مع الادارات الاخرى لتوفير المعلومات والبيانات اللازمة للجنة
5 التأكد ان جميع قرارات اللجنة تتماشى مع الانظمة والسياسات المعتمدة
6 أي مهام أخرى يتم تكليفه بها.
المهارات
المؤهل التعليمي:
درجة البكالوريوس في مجال العمل أو ما يعادلهما
الخبــــــــرات:
لا تقل خبرته عن (5) سنوات في مجال العمل، أو لديه مؤهل علمي أعلى من البكالوريوس.