أخصائي إداري

الهدف العام للوظيفة

توفير الخدمات الإدارية والمساندة وتطويرها ورفع كفاءتها وتشمل على سبيل المثال خدمات السكرتارية والضيافة وخدمات المكاتب والمراسلات والأرشيف وغيرها من الخدمات الداعمة لإدارات المكتب.

المهام العامة

• تنظيم وتوفير الدعم للاجتماعات وإدارة الخدمات اللوجستية لجميع الاجتماعات المتعلقة بجدول أعمال الإدارة وإدارة محاضرها ومتابعة القرارات الصادرة فيها
• أعمال المتابعة لجميع الطلبات الداخلية والخارجية الموجهة إلى الإدارة.
• التعامل مع المكالمات والمراسلات وتصفية الطلبات وفقًا للتعليمات بالإضافة إلى إدارة جدول أعمال الإدارة.
• إعداد المذكرات والتعاميم والمستندات والتقارير الخاصة بالإدارة.
• إعداد برنامج العمل اليومي للإدارة، والإشراف على سير الاتصالات واللقاءات وتسجيل القرارات التي تصدر عنه، وتعميم ما يلزم تعميمه منها
• إدارة جمع المعلومات، بما في ذلك التقارير الدورية التي تقدمها الإدارة
• حفظ ملفات الإدارة ذات الطابع السري في مكان مناسب وتنظيم وحفظ الملفات ونسخ القرارات والمخاطبات والعقود والاتفاقيات الصادرة من الإدارة بما يسهل استرجاعها.
• العمل على توفير التجهيزات اللازمة للإدارة بالتنسيق مع الإدارة العامة للخدمات المشتركة
• أداء المهام والواجبات الأخرى التي يكلف بها مدير الإدارة وفق الاختصاص أو التوجيه لاستكمالها من قبل القطاعات والإدارات ذات الصلة.

 المهارات والخبرات المطلوبة:

بكالوريوس في الآداب / الإدارة أو ما يعادله في تخصص مشابه مع خبرة سنتين في ذات المجال.

أو ماجستير في الآداب / الإدارة أو ما يعادله في تخصص مشابه مع خبرة سنة في ذات المجال.